Política de privacidad de OmniReply Cloud

Esta política describe cómo OmniReply Cloud trata datos personales al visitar el sitio, crear una cuenta o utilizar la plataforma. El contacto para privacidad y protección de datos es jjimenez@teknubis.com.

1. Responsable y encargado del tratamiento

Para los datos de registro, administración de cuentas, seguridad y funcionamiento del sitio, OmniReply Cloud determina las finalidades y medios del tratamiento. En los datos de contactos y conversaciones que una empresa incorpora desde sus canales, esa empresa determina las finalidades y actúa como responsable; OmniReply Cloud los trata por cuenta de esa empresa para prestar el servicio y conforme a sus instrucciones. La empresa cliente debe informar a las personas que contacta, obtener las autorizaciones o bases legales necesarias y responder sus solicitudes cuando sea responsable de esos datos.

La entidad legal que opera OmniReply Cloud y su domicilio deben figurar en la información contractual de la cuenta. Para identificarlos o presentar una solicitud, escribe al contacto indicado arriba. Esta política no sustituye un acuerdo de tratamiento de datos que la empresa cliente deba suscribir cuando corresponda.

2. Categorías y origen de los datos

• Cuenta y equipo: nombre, correo electrónico, empresa, rol, estado de usuario, contraseña transformada en hash, fechas de acceso, sesiones y preferencias.
• Conexiones: proveedor y cuenta conectados, identificadores, nombres de usuario, permisos concedidos, estado de conexión y credenciales técnicas de autenticación.
• Contenido del espacio de trabajo: datos de contacto que los canales entregan, mensajes entrantes y salientes, archivos, fechas, estados, asignaciones, etiquetas, notas y datos que los usuarios añadan.
• Uso y administración: plan, límites, uso de mensajes, solicitudes de soporte y avisos relacionados con la cuenta.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP y datos de solicitud que se registran para autenticación, prevención de abuso, resolución de errores y seguridad.

Los datos pueden provenir de ti, de los administradores y agentes de tu empresa, de los canales que conectes (como Meta, Google, Microsoft o Zoho), o generarse al usar el servicio. No solicites ni cargues datos sensibles salvo que tu empresa tenga autorización y el servicio sea adecuado para ese tratamiento.

3. Finalidades y bases del tratamiento

• Crear, autenticar y administrar cuentas, equipos, roles y sesiones; necesario para prestar la plataforma y ejecutar el contrato.
• Conectar canales, recibir y sincronizar mensajes, mostrarlos a los usuarios autorizados y permitir enviar respuestas; necesario para prestar las funciones contratadas por la empresa.
• Ejecutar asignaciones, notificaciones, automatizaciones, integraciones y sincronizaciones que los administradores configuren.
• Proteger el servicio, prevenir fraude y abuso, investigar fallos y mantener la integridad; interés legítimo en operar una plataforma segura y, cuando corresponda, cumplimiento de obligaciones legales.
• Atender consultas, solicitudes de privacidad y obligaciones contables o legales; gestión de la relación contractual y cumplimiento legal.

Cuando la legislación panameña resulte aplicable, el tratamiento se sujetará a la Ley 81 de 2019 y al Decreto Ejecutivo 285 de 2021, así como a sus principios y derechos. Para datos de los clientes de una empresa, la empresa determina y documenta la base legal correspondiente.

4. Acceso al contenido y separación entre empresas

La plataforma procesa los mensajes y archivos para sincronizarlos, guardarlos y mostrarlos a la empresa que conectó el canal. Cada espacio de trabajo mantiene sus datos asociados a su empresa, y las consultas y permisos se aplican por empresa, usuario y rol. Los usuarios de una empresa no deben poder consultar los espacios de otras empresas mediante el uso normal del servicio.

El personal de OmniReply no consulta conversaciones para fines comerciales, publicitarios ni para vender datos. Personal técnico autorizado puede acceder de forma excepcional cuando sea necesario para una solicitud de soporte, seguridad, mantenimiento o requerimiento legal. Por ello, no afirmamos que OmniReply sea técnicamente incapaz de acceder al contenido que procesa.

5. Credenciales y medidas de seguridad

Cada empresa conecta sus propias cuentas y administra qué agentes pueden acceder. Las contraseñas de usuario se guardan mediante hash y no como texto recuperable. Los tokens OAuth y credenciales de canal/correo que el servidor necesita para sincronizar o enviar se cifran en almacenamiento; las claves de API se guardan como hash. La aplicación usa controles de acceso, separación por empresa, sesiones protegidas y medidas para evitar que secretos aparezcan en respuestas o registros ordinarios. No existe una medida que garantice seguridad absoluta; protege también tus dispositivos y credenciales.

6. Destinatarios y proveedores

Los datos se comunican a los proveedores externos que la empresa elige o necesita para usar las funciones: Meta/WhatsApp/Instagram/Messenger, Google/Gmail, Microsoft/Outlook, Zoho y, para avisos transaccionales, Resend. También pueden intervenir proveedores de infraestructura técnica necesarios para alojar y operar el servicio. Estos proveedores reciben solo los datos necesarios para su función y tratan datos conforme a sus propios términos, políticas y acuerdos aplicables.

Si el administrador configura una API de IA, un webhook, una clave de API o una integración externa, la información necesaria para esa función se envía al destino que configure. OmniReply no vende el contenido del cliente ni lo utiliza para publicidad propia o para entrenar un modelo conversacional propio. El administrador debe revisar las condiciones y controles del proveedor externo de IA o integración que elija.

7. Transferencias internacionales

Los proveedores conectados y de infraestructura pueden procesar datos desde países distintos al país del usuario o de la empresa. La ubicación concreta depende del proveedor, de la configuración y de su infraestructura. Cuando se realicen transferencias internacionales, se aplicarán las salvaguardas y requisitos que exija la legislación aplicable. Para consultar los proveedores o información disponible sobre ubicación, escribe a jjimenez@teknubis.com.

8. Conservación y eliminación

Los datos de cuenta y contenido se conservan mientras la cuenta permanezca activa y sean necesarios para prestar las funciones. Los registros técnicos se conservan el tiempo necesario para seguridad y diagnóstico. También podemos conservar información cuando sea necesario para resolver disputas, cumplir una obligación legal o hacer valer derechos. No fijamos en esta política un plazo uniforme que no refleje los calendarios operativos y legales aplicables.

Desconectar un proveedor detiene la sincronización y el uso de sus credenciales, pero no elimina por sí solo el historial de conversaciones ya guardado. El administrador de la empresa puede solicitar cierre y eliminación al correo de contacto. La eliminación de sistemas activos se realizará según el alcance de la solicitud y el calendario aplicable; copias de respaldo pueden conservarse temporalmente antes de sobrescribirse, y datos sujetos a retención legal pueden permanecer mientras exista esa obligación.

9. Derechos de las personas

Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición o portabilidad, según la ley aplicable, escribiendo a jjimenez@teknubis.com. Para proteger los datos, podremos pedir información razonable para verificar identidad o representación. Si la solicitud se refiere a mensajes y contactos que una empresa cliente gestiona en su espacio, la empresa es normalmente quien debe atenderla; podemos trasladarla o pedirte que contactes a su administrador. Esto no limita el derecho de presentar una reclamación ante la autoridad competente, incluida la ANTAI cuando corresponda en Panamá.

Para retirar la conexión de Instagram/Meta o consultar su flujo de eliminación, visita las instrucciones de eliminación de datos.

10. Cookies y almacenamiento local

La aplicación usa cookies necesarias para autenticar y proteger sesiones, incluida la protección frente a solicitudes no autorizadas. La configuración visual puede guardarse localmente en el navegador. No usamos cookies publicitarias ni herramientas de analítica de terceros en el sitio según la implementación actual. Los proveedores externos pueden usar sus propias tecnologías al abrir sus páginas de autorización.

11. Menores y decisiones automatizadas

OmniReply Cloud está diseñado para uso empresarial y no se dirige a menores. La plataforma ofrece automatizaciones y puede conectarse a servicios de IA elegidos por la empresa; cualquier respuesta generada puede requerir revisión humana. OmniReply no adopta decisiones sobre personas que produzcan por sí mismas efectos jurídicos o igualmente significativos.

12. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios técnicos, operativos o legales. Publicaremos aquí la versión vigente y su fecha de actualización. Las preguntas y solicitudes de privacidad se reciben en jjimenez@teknubis.com.